Bạn có bao giờ thắc mắc cùng sở hữu khoảng thời gian như nhau nhưng nhiều người lại hoàn thành công việc đúng hạn, thậm chí có thời gian làm thêm những việc khác còn mình chẳng có một chút thời gian để “thở” vì công việc chất đống? Nguyên nhân cơ bản chính là cách sắp xếp công việc của mỗi người là khác nhau. Nếu bạn chưa biết cách sắp xếp công việc khoa học và hiệu quả, hãy tham khảo bài viết sau của Mindalife nhé!
Cách sắp xếp công việc hiệu quả và khoa học
Sau đây, Mindalife sẽ chia sẻ với bạn cách sắp xếp công việc khoa học và hiệu quả.
Liệt kê và sắp xếp công việc
Hãy liệt kê công việc cần làm ra giấy (nên đánh số thứ tự) và đặt deadline cho mỗi công việc. Công việc có thể được phân chia thành 4 loại sau:
- Công việc không cấp bách, không quan trọng
- Công việc quan trọng nhưng không cấp bách
- Công việc quan trọng và cấp bách
- Công việc không quan trọng nhưng cấp bách
Loại bỏ những thứ gây phiền nhiễu
Trước khi bắt đầu một công việc bất kỳ, hãy loại bỏ những thứ gây phiền nhiễu như máy tính bảng, điện thoại, radio,… Đây là những thứ gây mất tập trung, là nguyên nhân khiến bạn làm việc 8 đến 10 tiếng/ngày mà vẫn chưa hoàn thành công việc.
Não bộ muốn làm việc hiệu quả thì nó phải cần một khoảng thời gian đủ dài (trên 10 phút) để tập trung và đi theo vấn đề đang giải quyết. Khi mới khởi động sự tập trung mà đã bị sao lãng thì thật là vô ích và tốn thời gian. Do đó, hãy cách ly ngay với những thứ gây phiền nhiều cho bạn.
Nói không với những điều không quan trọng
Những điều không cần thiết tiêu tốn đáng kể thời gian, tiền bạc và tinh thần của bạn. Nếu nói “đồng ý” quá nhiều, người khác sẽ liên tục nhờ vả bạn, kể cả những việc không quan trọng.
Hãy nói “không” với những nhờ vả không cần thiết. Bên cạnh đó, hãy nói “không” với những mối quan hệ không tốt, lời nói, comment tiêu cực,… Nếu thực sự yêu quý bản thân, hãy từ chối những thứ không quan trọng và dành thời gian cho những việc có ích.
Sử dụng công cụ hỗ trợ sắp xếp công việc
Bạn hoàn toàn có thể sử dụng công cụ hỗ trợ sap xep cong viec như nhắc nhở trên điện thoại, máy tính,… Phân chia thời gian hợp lý để có thể hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Kỷ luật bản thân
Cách duy nhất để quản lý công việc hiệu quả đó là đưa bản thân vào kỷ luật. Bạn biết cách sắp xếp công việc khoa học nhưng lại không thể kỷ luật bản thân sẽ khiến mọi thứ sẽ trở nên vô nghĩa.
Đưa bản thân vào kỷ luật là điều mà tất cả mọi người cần thực hiện nếu muốn thu được kết quả tốt trong công việc. Tuy nhiên, đó là một quá trình rèn luyện khá dài, đòi hỏi sự kiên trì và thực hiện từng bước.
Một số kỹ năng quan trọng giúp quản lý công việc hiệu quả
Để quản lý công việc hiệu quả, bạn cần có một số kỹ năng sắp xếp công việc sau:
- Kỹ năng lập kế hoạch chi tiết, rõ ràng
- Kỹ năng phân chia công việc khi làm việc nhóm
- Kỹ năng nhắc nhở đồng nghiệp thực hiện công việc nhóm
- Quản lý công việc theo đơn vị thời gian nhất định
- Dành thời gian nghỉ ngơi và thư giãn hợp lý
Top 5 ứng dụng quản lý công việc khoa học, hiệu quả
Ứng dụng quản lý công việc Asana
Asana mang trong mình hàng loạt ưu điểm vượt trội, được rất nhiều doanh nghiệp ưu ái sử dụng. Đây là ứng dụng quản lý công việc tuyệt vời khi bạn làm việc nhóm. Asana hoàn toàn miễn phí đối với các nhóm có từ 15 người trở xuống. Ứng dụng Asana mang đến cho bạn tất cả công cụ thông minh và hiệu quả nhất trong công tác quản lý.
Ứng dụng này giúp tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp thông qua Workspace riêng cho mỗi nhóm dự án. Mỗi Workspace đều có đầy đủ tên dự án, công việc theo thứ tự ưu tiên và thời gian hoàn thành. Ứng dụng Asana cho phép bạn có thể theo dõi tiến độ công việc trên tablet, PC hay Smartphone. Bạn cũng có thể thêm ghi chú, bình luận, file đính kèm, inbox,… một cách linh hoạt và đơn giản.
Ứng dụng quản lý công việc Google Keep
Google Keep là ứng dụng quản lý công việc đơn giản và nhẹ nhàng của Google. Ứng dụng cho phép bạn ghi nhanh ý tưởng mới xuất hiện và xem lại một cách dễ dàng, mọi lúc mọi nơi. Google Keep cho phép tạo ghi chú, danh mục liệt kê bằng giọng nói hoặc chụp hình và ghi chú tương ứng. Sử dụng công cụ này là cách sắp xếp công việc cho nhân viên hiệu quả.
Ứng dụng Google Keep còn cho phép đặt nhắc nhở dựa trên khung thời gian và vị trí, hiển thị những việc cần làm dựa trên những thiết lập trước đó của bạn. Google Keep có khả năng đồng bộ giữa các thiết bị cùng sử dụng phần mềm này như PC, điện thoại, máy tính bảng.
Ứng dụng quản lý công việc Gtask
Ứng dụng Gtask giúp bạn quản lý công việc và thời gian thuận tiện, hiệu quả. Với Gtask, bạn có thể tùy chỉnh danh sách công việc cần làm, thiết lập và gửi nhiệm vụ nhắc nhở cho bạn bè, gia đình, đồng nghiệp nhanh chóng, thuận tiện. Nhờ ứng dụng Gtask, bạn sẽ không bao giờ phải lo lắng bỏ lỡ bất cứ nhiệm vụ nào.
Ứng dụng quản lý công việc Microsoft To – Do
Microsoft To – Do được phát triển bởi đội ngũ Wunderlist. Ứng dụng này có giao diện gọn gàng, hiện đại và thân thiện. Một số chức năng thông minh của Microsoft To – Do sẽ gợi ý và cung cấp thông tin về những việc chưa làm xong và thời hạn bàn giao. Ứng dụng Microsoft To – Do có khả năng kết hợp với Office 365, giúp bạn kiểm tra dễ dàng mức độ hoàn thành công việc từ điện thoại di động hay PC.
Ứng dụng quản lý công việc TickTick
Ứng dụng TickTick khá đơn giản nhưng khả năng làm việc mạnh mẽ. Ứng dụng này cho phép bạn kiểm soát công việc trong mỗi tích tắc. TickTick giúp bạn tổ chức các nhiệm vụ một cách khoa học. Đồng bộ hóa và lưu nhiệm vụ trên mọi thiết bị là ưu điểm nổi bật của TickTick.
Mọi thứ sẽ trở nên thuận lợi, dễ dàng nếu như bạn biết cách quản lý công việc khoa học. Đây cũng là một trong những yếu tố quan trọng tạo nên sự thành công và khác biệt giữa mỗi người. Bài viết cũng giúp bạn biết cách sắp xếp công việc, ứng dụng quản lý và cách làm việc hiệu quả. Hãy để lại comment bên dưới để Mindalife kịp thời hỗ trợ nếu bạn còn băn khoăn về bất cứ vấn đề gì. Thường xuyên truy cập mindalife.vn để không bỏ lỡ những bài chia sẻ hữu ích về kỹ năng và giải pháp phát triển bản thân.
