Nói chuyện qua điện thoại là hình thức giao tiếp nhanh gọn, tiện lợi, giúp bạn dễ dàng “bắt sóng” đối phương dù họ ở đang bất kỳ nơi đâu. Tuy nhiên, cũng bởi không thể gặp mặt trực tiếp nên hình thức giao tiếp này cũng có một hạn chế là chúng ta khó có thể nắm bắt hay thể hiện thái độ, cảm xúc đối với người ở đầu dây bên kia. Vì vậy, hãy trang bị ngay cho mình những kỹ năng giao tiếp qua điện thoại để giúp cuộc trò chuyện trở nên hiệu quả, đáng nhớ.
Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại khi bạn là người gọi
Cân nhắc thời điểm gọi
Lựa chọn thời điểm cũng như thời lượng gọi điện là kỹ năng giao tiếp qua điện thoại đầu tiên mà bạn cân nhắc tới. Bởi người nghe có bắt máy không, cuộc gọi có đem lại hiệu quả như mong muốn hay không phụ thuộc rất nhiều vào yếu tố này. Về vấn đề thời điểm, ngoài những cuộc gọi khẩn cấp thì bạn nên tránh gọi cho đối phương vào những khung giờ nhạy cảm như đêm khuya hay giờ dùng bữa để tránh ảnh hưởng đến giờ giấc sinh hoạt và gây khó chịu cho người cầm máy. Ngoài ra, nếu nội dung bạn cần diễn đạt không thể một lời nói hết thì bạn nên tham khảo trước ý kiến của đối phương xem họ có đang thật sự sẵn sàng nghe máy hay không.
Hãy mở đầu bằng lời chào hỏi
Dù vấn đề của bạn là gì thì lời chào hỏi cũng là yếu tố cần thiết cho mọi cuộc hội thoại. Tùy vào đối tượng mà bạn có thể mở đầu bằng những nội dung khác nhau. Nếu đối phương là khách hàng, ngoài lời chào thì bạn cũng nên giới thiệu tên tuổi và mục đích cuộc gọi nữa nhé. Lời chào hỏi không chỉ giúp bạn thể hiện thái độ tôn trọng, lịch sự với người cầm máy mà còn giúp cuộc hội thoại có một khởi đầu suôn sẻ và dễ chịu nhất. Chào hỏi là kỹ năng giao tiếp qua điện thoại cơ bản nhất mà chúng ta không nên bỏ qua.
Chuẩn bị trước nội dung cần nói
Không nên để bản thân rơi vào thế bị động khi bạn là người gọi điện nhưng lại không biết phải nói gì. Đặc biệt kỹ năng giao tiếp với khách hàng qua điện thoại, khi nói chuyện với khách hàng nếu bạn cứ ngập ngừng, ngắt cứ thì còn có thể khiến khách hàng thêm khó chịu và mất thời gian cho cả hai bên. Tốt hơn hết bạn nên sắp xếp trong đầu hay ghi ra giấy những nội dung cần nói và diễn đạt chúng theo cách tự nhiên nhất có thể.
Giọng nói cần từ tốn, rõ ràng với cao độ vừa phải
Cách giao tiếp qua điện thoại vốn không thể rõ ràng bằng giao tiếp trực tiếp nên trong quá trình trao đổi bạn cần trang bị cho mình kỹ năng giao tiếp qua điện thoại bằng giọng điệu từ tốn, rõ ràng, với tông giọng vừa phải và tốc độ nói không quá chậm cũng không quá nhanh. Khi nói cần tập trung vào câu chuyện, không nên vừa nói vừa làm việc riêng. Ngoài ra nếu cẩn thận hơn bạn có thể hỏi xem đối phương có đang nghe rõ hay không để kịp thời điều chỉnh.
Nói lời tạm biệt khi kết thúc cuộc gọi
Một câu chúc tốt lành, một lời tạm biệt thân tình hay một lời cảm ơn với đối phương đều là những phép lịch sự giúp bạn ghi điểm trong mắt người cầm máy. Ngoài ra, đây cũng là tín hiệu cần thiết giúp cả hai bên nắm chắc được rằng cuộc trò chuyện đã kết thúc. Nếu nội dung vừa trao đổi quá dài thì trước khi kết thúc cuộc gọi bạn cũng nên tổng kết bằng một vài điểm nhấn trọng tâm nhất để giúp người nghe tổng hợp nhanh lại những điều cần nhớ.
Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại khi bạn là người nghe
Nếu có thể, hãy bắt máy nhanh
Nếu đang ở tâm thái sẵn sàng đón nhận cuộc gọi thì bạn hãy bắt máy ngay để người gọi không phải chờ đợi quá lâu. Nếu cuộc gọi đến vào lúc bạn không sẵn máy thì hãy thể hiện phép lịch sự bằng cách gọi lại và đề cập đến lý do mà trước đó bạn không thể bắt máy. Đây là kỹ năng giao tiếp qua điện thoại thiết yếu mà bạn cần nắm vững nếu muốn trở thành người khéo léo và nhiệt thành trong mắt đối phương.
Thể hiện thái độ tích cực
Dù không thể hiện một cách rõ ràng như trong đối thoại trực tiếp nhưng người nghe vẫn có thể cảm nhận một phần thái độ của bạn trong cuộc trò chuyện. Việc bạn tiếp nhận, cởi mở và thoải mái đón nhận hội thoại sẽ khiến gọi cảm thấy được tôn trọng và dễ dàng chia sẻ hơn.
Ngay cả khi người gọi là những đối tượng xa lạ, những người chào hàng mà bạn không có nhu cầu thì bạn cũng không nên bực tức và cáu giận vô cớ. Hãy từ chối và tạm biệt họ một cách lịch sự.
Khi nói chuyện, hãy dành sự quan tâm và tập trung lắng nghe người nói. Sẽ thật khiếm nhã khi bạn vừa nghe thoại vừa ăn uống hay làm việc riêng. Đừng để người nghe cảm thấy rằng mình không được tôn trọng dù hành động của bạn có là vô ý hay cố ý.
Đừng để đối phương độc thoại
Chủ động tương tác là một kỹ năng giao tiếp qua điện thoại quan trọng mà nhiều người thường bỏ qua. Thực tế, khi người gọi đã cất công để chuẩn bị nội dung chia sẻ với bạn thì bạn bạn cũng nên đáp lại bằng cách lắng nghe, trả lời hay chia sẻ những cảm nhận của riêng mình. Những câu đáp lại ngắn gọn như “vâng,” “bạn cứ tiếp tục đi”, “tôi hiểu rồi”,… dù ngắn gọn nhưng đều là những tín hiệu thể hiện cho đối phương thấy bạn đang tích cực lắng nghe họ nói.
Chuẩn bị sẵn giấy bút để sử dụng khi cần
Với những cuộc gọi quan trọng như để bàn bạc công việc, thảo luận ý kiến hay nhằm mục đích cung cấp cho bạn một số thông tin cần thiết nào đó thì việc chuẩn bị sẵn sàng giấy bút trước khi nghe cũng là một lời khuyên hữu ích. Nó sẽ giúp bạn note nhanh những con số hay dữ liệu quan trọng trong cuộc trao đổi, phòng tránh trường hợp bỏ sót thông tin. Ngoài ra kỹ năng giao tiếp qua điện thoại này còn giúp bạn chủ động hơn khi trả lời những câu hỏi, thắc mắc từ phía người gọi.
Nhắc lại nội dung trò chuyện
Khi kết thúc cuộc, bạn nên nhắc lại những nội dung chính mà mìkỹ năng giao tiếp qua điện thoạinh vừa được nghe để khẳng định với người gọi xem họ có còn bỏ sót điều gì hay không. Ngoài ra kỹ năng giao tiếp qua điện thoại này còn thể hiện bạn đã rất chăm chú lắng nghe cuộc trò chuyện, giúp người gọi hài lòng và cảm thấy mình được tôn trọng.
Chỉ nên kết thúc cuộc gọi thoại khi cả hai bên không còn bất cứ băn khoăn, thắc mắc nào với đối phương. Một lời cảm ơn hay chào tạm biệt trước khi tắt máy cũng rất cần thiết.
Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại cũng quan trọng như kỹ năng đối thoại trực tiếp. Bằng cách ứng xử khôn khéo, chân thành, tôn trọng đối phương, bạn sẽ trở nên đẹp hơn trong mắt mọi người. Hy vọng rằng những lời khuyên mà Mindalife đã chia sẻ trong bài viết trên đây là hữu ích với bạn và chúc bạn luôn hạnh phúc, thành công trong cuộc sống. Để biết thêm nhiều thông tin hữu ích về kỹ năng sống, đừng quên truy cập website mindalife.vn hàng ngày nhé.
